Interview met Wellbeing team van ICTZ

‘Juist nu, meer in verbinding dan ooit’

In het kader van haar onderzoeksstage bij Holland Consulting Group is antropoloog Machteld Nuiver nieuwsgierig naar de invloed van de Coronacrisis op o.a. communicatie binnen bedrijfsculturen. Ter voorbereiding van het onderzoek mocht zij samen met Jorieke Markerink (partner bij HCG) een kijkje in de keuken nemen bij ICTZ.

 

Machteld: “Het is mijn missie als antropoloog om verbinding te maken door middel van taal. Mensen, plaatsen en sociale bewegingen. Corona lijkt wel de ultieme uitdaging van verbinding en vertrouwen – en deze komt tot bloei bij ICTZ. Nieuwsgierig naar hoe deze organisatie door hun sterke communicatie heel wendbaar is gebleken? Een kijkje achter de schermen bij hun Wellbeing Team!”

 

“Juist nu, meer in verbinding dan ooit”

Samen met je collega koffie halen, de vrijmibo’s, over koetjes & kalfjes kletsen tijdens de lunch, de bootcamp op maandag met collega’s of die maandelijkse borrels waar je even alle werkzorgen samen weg kon lachen: allemaal zijn ze weggevallen in tijden van thuiswerken. Verschillende sociaalwetenschappers zien dat de onopgemerkte rituelen, zoals hiervoor beschreven, ongelofelijk belangrijk zijn voor de verbinding en vertrouwen binnen een bedrijf. Deze rituelen zijn amper vast te houden als je je collega’s alleen nog vanachter een computerscherm meemaakt, zou je zeggen. Veel organisaties zijn noodgedwongen overgestapt op het digitaliseren van hun werkomgeving en moeten nu alle zeilen bijzetten om het hoofd boven water te houden. Het zoeken en behouden van die verbinding met je personeel is mogelijk naar de achtergrond van de werksfeer verdwenen.

 

Is het ook niet bijna onmogelijk om je medewerkers op dezelfde manier betrokken te blijven houden, in deze thuiswerksituatie? Juist niet, vinden Anita Wartenbergh (Senior HR Business Partner), Sophie Kenter (Management Assistent ) en Karin Deen-Wessels (Senior Marketeer) van ICTZ. Sterker nog, voor hun bedrijf lijkt deze moeilijke tijd vruchtbare grond waaruit een ijzersterke communicatiecultuur tot bloei aan het komen is: “We zijn closer dan ooit”.

 

Tijdens de coronacrisis is door de directie van ICTZ een zogenaamd Wellbeing Team in het leven geroepen. Zij kregen als opdracht om te ondersteunen in de communicatie, te focussen op het welzijn van medewerkers, maar ook om ludieke en creatieve activiteiten te bedenken om de verbinding met elkaar te behouden. De razendsnelle uitrol en het aanpassingsvermogen is een blijk van de wendbaarheid van ICTZ ook in deze onzekere tijd, aldus Pauline Altena, Financieel Directeur ICTZ. De verbinding met medewerkers op afstand wordt niet alleen onderhouden, maar juist actief gestimuleerd, waardoor ze op volle kracht zijn blijven doorgaan. Om een indruk te krijgen van hun opvatting over de bedrijfscontinuïteit spreken wij deze drie Wellbeing leden op een zonnige vrijdagmiddag. Als de online uitdagingen zijn overwonnen en we allemaal vanuit onze huiskamer in de juiste groep in Teams zijn aangesloten, kunnen we beginnen.

Ik wil jullie vragen om ons even mee terug te nemen in de tijd. Het is 11 maart 2020, en Corona wordt tot een pandemie verklaard. Iedereen moet thuis gaan werken. Hoe hebben jullie het contact met collega’s in dat prille begin ervaren?

“Het belang van sterke communicatie stond al hoog bij ons in het vaandel”, begint Anita. “We hebben eigenlijk meteen vanaf het begin een wekelijkse bedrijfsbrede stand-up georganiseerd waarbij het hele bedrijf kon inbellen en er een update per afdeling werd gegeven. Dat is ontzettend goed ontvangen. De medewerker werd van meet af aan betrokken bij de situatie en ook via e-mail goed op de hoogte gehouden. Iedereen werd meegenomen bij de besluiten en het verwerken van nieuwe informatie van de overheid. Dit heeft echt geholpen om de rust te bewaren.”

 

Karin vult aan: “Het ging eigenlijk best soepel en dat heeft naar voren gebracht hoe flexibel onze organisatie is. Een aantal maanden geleden hebben we nagedacht over de kernwaarden van ons bedrijf en daar ook een slogan aan verbonden: ‘Samen zijn wij ICTZ’ – en zo voelt het ook echt. Vooral nu in deze situatie merk je aan de betrokkenheid wat een leuk bedrijf we eigenlijk zijn! De slogan was bedoeld voor een sterkere verbinding binnen de organisatie en nu onder de huidige omstandigheden krijgt de slogan een nog diepere betekenis.”

 

Anita: “Uit het medewerkerstevredenheid onderzoek dat in november vorig jaar was uitgerold, bleek al dat er door de medewerkers van ICTZ een hoge waarde aan interne communicatie werd toegekend. Dat hebben we heel natuurlijk vanaf het begin van de coronacrisis dus al opgepakt. En ik denk dat we gemerkt hebben dat die communicatie nu belangrijker is dan ooit. Uit een recent onderzoekje is ook gebleken dat men heel tevreden reageert op hoe er wordt omgegaan met de crisis binnen ons bedrijf. De communicatie is sterker dan ooit.” De kern wordt door Karin samengevat: “We staan voor wie wij zijn: professionals met passie voor de zorg. En als collega’s onderling hebben we dan ook als zodanig respect voor elkaar.”

 

Sophie: “Die verschillende onderzoeken hebben ons op een gegeven moment wel echt aan het denken gezet. Bieden wij wel wat onze medewerkers nodig hebben? Waar hebben zij echt behoefte aan? En dat zijn we toen direct gaan checken. We hebben een aantal vragen op de mail gezet en zijn nagegaan bij onze werknemers: hoe komt dit bij jullie over? Wat mis je nog? Wat kunnen we nog meer voor jou betekenen?”

Het klinkt bijna alsof jullie je werknemers als klanten behandelen! Was dat ook een beetje de gedachte erachter?

“Ja”, zegt Sophie onomwonden: ”Je wilt wel weten of je werknemers tevreden zijn. En of je er alles aan doet!” Het is daarbij belangrijk, zeggen ze, om rekening te houden met het feit dat er geen ‘one-size-fits-all’ aanpak is in communicatie. Wat de een als prettig ervaart, wordt niet per definitie zo ervaren door de ander. Anita vertelt bijvoorbeeld dat er wat betreft communicatie ook verschil in aanpak nodig is. Daarom hebben zij ervoor gekozen middels een anonieme enquête navraag te doen over hoe ze de medewerkers goed kunnen informeren en bereiken.

 

Anita: “De wens voor een sterke communicatie en verbinding was er altijd al. Blijkbaar kunnen we nu beter dan ooit aan die verwachting in communicatie voldoen. Die wekelijkse bedrijfsbrede stand-up bijvoorbeeld, als we straks weer op kantoor kunnen komen (de vraag is natuurlijk nog maar wanneer dat gebeurt) houden we er gewoon in! Het levert ons gewoon veel op. Het is maar een halfuurtje, je hoeft er niet voor te reizen, je hoeft niet allemaal in 1 zaaltje aanwezig te zijn… eigenlijk hebben we ook de voordelen hiervan gezien en –vooral- ervaren.”

Voelen mensen dan ook meer vrijheid om te delen hoe ze zich voelen? Worden zaken als eenzaamheid bijvoorbeeld ook besproken?

Anita: “Er wordt binnen onze organisatie veel belang gehecht aan hoe het met onze medewerkers gaat, en dan wordt ook nagedacht over bijvoorbeeld eenzaamheid onder medewerkers. Het staat standaard op de agenda van het Teamleiders- en directieoverleg: hoe kunnen we als teamleiders een rol spelen in het welzijn van onze medewerkers, en hoe kunnen we de medewerkers een rol laten spelen?

 

Deze bedrijfscultuur, legt Anita uit, zit gewoon verankerd in ons DNA. “Wij hebben oog voor de medewerker. Vanaf het moment dat nieuwe medewerkers starten met werken bij ons worden zij enorm betrokken. Een uitgebreid onboarding traject, inclusief het toewijzen van een buddy, zorgt ervoor dat nieuwe werknemers in een warm bad terecht komen. En dat ze precies weten wat er van hen wordt verwacht. En dat zit hem niet alleen in de bereidheid om elkaar te helpen. Er wordt veel aandacht besteed aan activiteiten om lol met elkaar te maken: bedrijfsuitjes, borrels, barbecues, pubquizzen…”

Al die extra aandacht, hoe zit dat dan met de productiviteit van je werknemers?

“Tja, de gemeten productiviteit is op sommige afdelingen zelfs hoger!” zegt Anita glimlachend. “Mensen zijn thuis productiever, er is minder afleiding.” Toch zorgt de nieuwe situatie er ook voor dat er mensen zijn die overuren maken zonder dat ze het door hebben. Even op je vrije dag of in de avond nog wat werk doen, omdat die opdracht toch af moet. “Dat is wel de keerzijde, ja” knikt Anita, “dat de scheidingslijn tussen privé en werk er niet altijd meer is. We zijn daar nu erg mee bezig, we moeten dat goed in de gaten houden. Er zijn gewoon collega’s die denken dat ze de hele tijd ‘aan’ moeten staan.”

 

Juist dit soort gevoelens en compensatiegedrag probeert het Wellbeing Team op te vangen door de verbinding te blijven zoeken. Want, als mensen zich meer met elkaar verbonden voelen, zullen ze productiever zijn tijdens de werkuren.

Wat maakt de communicatie dan zo bijzonder juist nu haast alle contact digitaal gebeurt?

“Het zit hem in de verbreding van communicatiekanalen” begint Anita. “Er wordt regelmatig contact gezocht via meetings en ‘dagstarten’, dat verschilt ook weer per afdeling. Het is belangrijk om te weten waar anderen mee bezig zijn dus daar proberen we wel overzicht over te houden. Vanuit HR hebben we nu ook gezegd, we bellen elke dag gewoon 1 of 2 mensen met de vraag: hoe is het? Nou dan hang je zo een half uur met mensen aan de telefoon, omdat mensen het gewoon fijn vinden om hun verhaal te kunnen doen. En dat gaat dan niet per se over werk. Thuissituatie, sociaal contact hoe doe je dat, hoe gaat het met je familie – en dat wordt positief ervaren. Het is dus ook een mengeling van verschillende acties waardoor we overzicht behouden.”

 

Anita: “We kunnen elkaar nu misschien wel beter bereiken dan ooit en weten ook hoe we dat kunnen doen. We stappen over drempels heen, omdat we weten hoe belangrijk dat is. Kijk wat je mist, wat iedereen mist en wat je ook leest in de media bij andere bedrijven, is de ‘smalltalk’ bij het koffiezetapparaat. Waar het gewoon nergens over kan gaan. Dat creëer je niet gemakkelijk thuis. Daarvoor pak je niet snel de telefoon. Daarvoor willen mensen graag weer naar kantoor.”

 

Sophie: “Voor de rest zijn we wel heel close met elkaar in verbinding. We hebben een planning gemaakt voor het Wellbeing Team: elke week doen we iets. “Kijk!”, ze pakt een felgekleurde zonnebril erbij en houdt die voor de camera, “deze week is het de zonnebril die als pakketje op de deurmat viel bij de medewerkers, voor het lekkere weer dat er weer aankomt.” Maar ook een springtouw, om in conditie te blijven, gewoon een attent kaartje, of een borrelpakket is al langsgekomen.

Jullie klinken heel veerkrachtig. In wat voor soort gedrag bij de medewerkers is dat terug te zien?

Karin: “Je ziet ook een andere kant van collega’s op deze manier. We hebben bijvoorbeeld in de eerste week chocolaatjes rondgestuurd, en daar werd zo enthousiast op gereageerd ook door mensen die je misschien minder goed kent. Bij de bedrijfsbrede stand-up kom je te weten waar andere collega’s mee bezig zijn – dat is dan maar 3 minuten. En samen online een work-out doen georganiseerd door een collega is ook uniek. Je krijgt een beter beeld vanuit een andere invalshoek zou je kunnen zeggen. Ook van de privésituatie. Je leert elkaar eigenlijk op een nieuwe manier kennen.”

 

Machteld (student Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie): corona lijkt wel de ultieme uitdaging van verbinding en vertrouwen – en deze komt tot bloei bij ICTZ. Het Wellbeing Team is een voorbeeld bij uitstek van de noodzakelijke wendbaarheid ten tijde van crisis. Nu is het corona, straks een recessie, en daarna? De medewerkers van ICTZ weten nu dat ze op elkaar kunnen bouwen ook in onzekere tijden door de nadruk op communicatie en verbinding. Welke toekomstbestendige strategieën zullen er nog meer aan de horizon verschijnen nu corona allemaal ons de spiegel voorhoudt? En hoe zit dat met dat kantoor – gaan we daar eigenlijk nog wel naar terug? Of wordt het kantoor straks meer een sociale ontmoetingsplaats waar je terecht kunt voor een kwartiertje ‘smalltalk’, om vervolgens weer veilig achter de laptop te kunnen kruipen? Moeten we er rekening mee houden dat er meer uit deze crisis te leren valt dan we misschien durven zien, zodat we straks sterker staan voor de volgende uitdaging?

 

Anita: “Uiteindelijk komt het erop neer dat iedereen goed de crisis doorkomt en dat we ook op een goede manier door kunnen gaan. Ik vind ergens die coronatijd ook wel heel bijzonder. Kijk, natuurlijk is het niet leuk. Maar nu we erin zitten zie je wel dingen ontstaan die we nog nooit voor mogelijk hadden geacht. Het heeft ons ook veel gebracht. Ik denk dat er veel gaat veranderen in de toekomst.”